Licenziamento dei dipendenti: Guida su come comportarsi e i 5 passi da seguire per avere tutto sotto controllo.
Sia che stiate pianificando il licenziamento dei dipendenti o di un dipendente o che tu sia solo un collaboratore del capo delle Risorse Umane, dover partecipare al licenziamento di un dipendente non è mai facile.
Licenziare qualcuno è probabilmente la cosa più difficile da fare come capo. Allo stesso modo, è difficile non prenderla sul personale quando qualcuno che avete coltivato vi dice che se ne va. Tuttavia, le persone si dimettono per molte ragioni, la maggior parte delle quali sfuggono al vostro controllo.
Entrambi gli scenari possono essere strazianti, anche se è importante ricordare che gli affari sono affari. Ecco cinque passi da seguire per affrontare il licenziamento dei dipendenti nel modo più positivo possibile.
Ecco 5 passi per un licenziamento senza drammi
Fase 1. Mettere in ordine i documenti per il licenziamento dei dipendenti
Licenziamento
Se siete voi a licenziare, la procedura e le pratiche sono molto importanti per il licenziamento dei dipendenti. È essenziale seguire le regole sul licenziamento, il preavviso e l’ultima retribuzione. Anche se state licenziando un dipendente per grave cattiva condotta o per prestazioni insoddisfacenti, dovete seguire il giusto processo.
L’equità procedurale è fondamentale per far si che poi la persona non cerchi di rifarsi su di voi per “licenziamento ingiusto”. Se non riuscite a dimostrare di aver applicato la correttezza procedurale prima di licenziare un dipendente, o se il vostro processo di gestione delle prestazioni è difettoso, di solito il licenziamento sarà considerato ingiusto.
Esistono inoltre diritti e obblighi diversi in caso di licenziamento o di fallimento. Nel caso di licenziamenti veri e propri, è necessario seguire attentamente gli obblighi previsti dal premio o dall’accordo aziendale. I premi e gli accordi aziendali stabiliscono i periodi di preavviso, le disposizioni in materia di licenziamento e gli obblighi di consultazione.
Molti dei problemi che sorgono con l’uscita dei dipendenti possono essere evitati con un contratto di lavoro formulato in modo chiaro e con l’applicazione di politiche uniformi sul posto di lavoro in materia di cessazione e licenziamento. Queste politiche dovrebbero definire i comportamenti inaccettabili e che costituiscono una grave violazione del contratto di lavoro, oltre a stabilire le conseguenze di tali comportamenti.
Azione
Assicuratevi di fornire contratti di lavoro scritti a tutti i dipendenti e assicuratevi che le vostre politiche sul posto di lavoro non siano solo ben scritte, ma anche uniformemente applicate. Impostate un promemoria per aggiornarli di frequente o, meglio ancora, abbonatevi a un servizio di gestione delle risorse umane che offra modelli da aggiornare automaticamente per rimanere conformi.
Dimissioni
Se il vostro dipendente si dimette, assicuratevi che vi fornisca una lettera di dimissioni scritta che specifichi la data effettiva e che stabilisca il periodo di preavviso contrattuale.
Indipendentemente dall’impatto personale delle dimissioni, ricordate di congratularvi con il dipendente per l’opportunità che gli è stata offerta. Assicuratevi che venga organizzato un evento di addio adeguato per loro il giorno stesso o prima del loro ultimo giorno di lavoro.
Nel frattempo, è importante che il dipendente possa essere il più produttivo possibile, collaborando con altri che si faranno carico del carico di lavoro fino a quando non troverete un sostituto. Determinate il carico di lavoro attuale del dipendente e create un piano per riassegnare questi compiti.
Naturalmente, dovrete avviare il processo di assunzione per trovare la persona giusta per il ruolo.
È importante anche organizzare un colloquio di uscita. Si tratta di un’occasione d’oro per ottenere un feedback sincero su ciò che l’azienda sta facendo bene e su ciò che potrebbe fare meglio. Piuttosto che concentrarsi esclusivamente sul motivo per cui il dipendente se ne va, chiedetegli di dare suggerimenti su come migliorare l’azienda. È importante concludere questo incontro con una nota positiva e utilizzare le informazioni per migliorare l’azienda.
Chiedi spiegazioni così da capire se puoi migliorare
Preparate un elenco di domande per il colloquio di uscita e assicuratevi di incontrare i vostri dipendenti ben prima del loro ultimo giorno di lavoro. Ecco alcuni esempi di domande da aggiungere all’elenco:
- Perché ha iniziato a cercare un nuovo lavoro?
- C’è stato un singolo evento che ha determinato la sua decisione di andarsene?
- Cosa offre la sua nuova azienda che l’ha spinta a lasciarla?
- Qual è la sua opinione sul management e sulla leadership di questa azienda e c’è qualcosa che cambierebbe?
- Cosa le è piaciuto di più del suo lavoro e di questa azienda?
- Consiglierebbe questa azienda come un buon posto di lavoro ai suoi amici e familiari?
- Può fare altri commenti che ci permettano di capire perché se ne va, come possiamo migliorare e cosa possiamo fare per diventare un’azienda migliore?
Fase 2. Proteggere l’azienda durante il licenziamento dei dipendenti
Prima dell’ultimo giorno di lavoro del dipendente, assicuratevi che il vostro reparto IT revochi l’accesso del dipendente ai sistemi aziendali. È inoltre buona norma aggiornare le password critiche non appena il dipendente lascia l’azienda o anche durante la riunione di licenziamento, se necessario. Se il dipendente ha familiarità con il vostro sistema di allarme, cambiate anche il codice di accesso. Se del caso, informate il personale dell’ufficio di sicurezza dell’edificio del cambiamento di lavoro.
Fase 3. Prendere possesso dei beni aziendali
Anche in questo caso, prima dell’ultimo giorno di lavoro, assicuratevi che il dipendente restituisca tutti i beni di proprietà dell’azienda, come ad esempio:
- computer portatili o tablet
- Attrezzature o strumenti
- Telefoni cellulari di proprietà dell’azienda
- Carte di credito aziendali
- uniformi
- Chiavi dell’edificio
Misure cautelari
È buona norma avere una lista di controllo che identifichi tutti i beni aziendali in possesso del dipendente, in modo da non trascurare nulla.
Fase 4. Avvisare il personale e i clienti chiave
Preparate un elenco del personale, dei clienti chiave e dei contatti che devono essere informati della partenza del dipendente. Spiegate chi si occuperà in futuro delle sue responsabilità lavorative e nominate un contatto che possa rispondere alle loro domande.
Fase 5. Calcolo della retribuzione finale dopo il licenziamento dei dipendenti
Quando si calcola la retribuzione finale del dipendente, bisogna fare attenzione a tenere conto di tutte le indennità necessarie, tra cui:
- le retribuzioni arretrate per le ore lavorate, comprese le penalizzazioni e le indennità
- Eventuali ferie annuali accumulate
Inoltre, se applicabile:
- Carico di ferie annuali
- Ferie maturate o pro rata per anzianità di servizio
- Indennità di licenziamento
Assicuratevi che l’importo sia pronto l’ultimo giorno di lavoro del dipendente e che venga accreditato sul suo conto al più tardi nel corso della normale elaborazione delle retribuzioni.
Licenziamenti, esuberi e dimissioni sono un dato di fatto in qualsiasi azienda. È importante ricordare che l’uscita di un dipendente è altrettanto importante quanto la sua assunzione.