Le firme digitali e cartacee sono un dibattito che molte aziende stanno avendo, poiché le firme rimangono una parte così importante della vita lavorativa e una necessità in molte aziende. Come molte altre cose, le firme si sono evolute nel corso della storia, adattandosi alla tecnologia moderna e diventando più efficienti attraverso soluzioni digitali. Ecco il nostro elenco dei vantaggi di entrambi i metodi se stai valutando la scelta di una firma digitale rispetto a quella cartacea, comprese ulteriori spiegazioni su cosa possono fare le firme digitali se non hai familiarità con esse.
Cosa conta come firma digitale?
Le firme elettroniche o digitali stanno diventando una procedura standard nel mondo moderno e i nuovi sviluppi di aziende come Adobe Sign stanno rendendo le firme digitali più accessibili. Nel dibattito sulla scelta di una firma digitale rispetto alla firma autografa, una firma digitale può distinguersi per facilità e velocità d’uso. Avere un modo efficace e affidabile per firmare un documento digitalmente può fare un’enorme differenza per la tua azienda, facendo risparmiare ai singoli e all’intera azienda un’enorme quantità di tempo in quello che può essere un processo molto lungo. Tuttavia, a volte può essere fonte di confusione su ciò che costituisce e non costituisce una firma legalmente vincolante: ecco i passaggi che devi prendere in considerazione:
- Scansione di una copia manoscritta della tua firma e inserimento nel documento
Questa è tecnicamente considerata una forma legale di firma, ma è la meno sicura e non sarebbe consigliata per qualsiasi transazione commerciale a causa dei rischi di furto di identità. - Utilizzo di servizi come DocuSign e Adobe Sign
Ciò ti consentirà di firmare facilmente i documenti utilizzando la punta delle dita, uno stilo o un mouse da qualsiasi dispositivo mobile o desktop e offre un livello di sicurezza molto più elevato. Per assicurarsi che la tua firma elettronica sia pienamente conforme all’ESign Act, il proprietario del contratto deve avere un modo per identificare elettronicamente il firmatario e un modo per garantire che il documento non sia cambiato dalla firma e un metodo per convalidare la firma. - Identifica il firmatario
L’identificazione del firmatario viene solitamente eseguita tramite certificati digitali, che puoi ottenere online dalle “autorità di certificazione”. Il certificato avrà una chiave privata e una pubblica. Il privato non deve essere condiviso con nessuno in quanto serve per apporre la firma al documento. La chiave pubblica può essere visualizzata da chiunque: questo è ciò che viene utilizzato per confermare l’identità del firmatario. - Convalida la firma
È necessario effettuare più controlli per assicurarsi che la firma appartenga alla persona. Ciò include il nome del firmatario, la data in cui è stato firmato e il relativo indirizzo IP. - Garantire che il documento non sia cambiato
Quando una firma viene controllata e verificata, il documento viene anche confrontato per vedere se il contenuto corrisponde al momento della firma e, se è stata apportata la minima modifica, la firma non sarebbe più valida.
Che cos’è una firma cartacea o su carta stampata?
Quando si confronta la scelta di una firma digitale e cartacea, è possibile che si sia ancora attaccati all’idea di una tradizionale firma autografa. Una firma cartacea o cartacea è un segno fisico creato da una persona su una copia cartacea. Spesso consiste nel firmare un nome, ma può essere semplice come contrassegnare una sezione specifica di una pagina con le iniziali o una “X”.
Le firme sono legalmente vincolanti e sono considerate come un’approvazione del consenso, spesso utilizzate durante la finalizzazione di un accordo o di una decisione importante. Le firme rigide sono ancora popolari quando si firmano molti documenti legali o finanziari. Per le aziende che lavorano insieme in un ufficio, non è un problema far firmare un pezzo di carta, poiché tutto ciò che serve è camminare da un lato all’altro dell’ufficio.
Tuttavia, per molte aziende internazionali che hanno colleghi e clienti all’estero, ottenere una firma definitiva è quasi impossibile. Ecco perché la condivisione istantanea dei documenti elettronici è essenziale, con le firme elettroniche che rappresentano una soluzione più istantanea ed economica. La firma inoltre deve essere replicata su ogni pagina o contratto singolarmente, non può essere fotocopiata o copiata su più documenti.
Sebbene questo metodo di firma su carta sia il modo tradizionale per dare il consenso ai documenti, richiede molto tempo a causa di tutti i passaggi necessari:
- Il mittente è tenuto a produrre una copia cartacea del documento e ad inviarla alla persona tenuta alla firma.
- Devono quindi attendere di aver ricevuto il documento e poi, una volta arrivato, firmarlo.
- Se non è necessario che sia firmato da altre persone, il destinatario può finalmente rispedire il documento.
Perché scegliere una firma digitale
Fare affidamento principalmente su una firma su carta è inefficiente in quanto può richiedere un periodo di tempo per l’organizzazione, il che riduce la quantità di tempo che potrebbe essere speso in modo produttivo. Questo potrebbe anche essere ulteriormente ritardato dal fatto che le persone sono fuori sede o pubblicando complicazioni. Ecco perché le firme digitali si sono evolute. L’uso delle firme digitali è veloce, sicura, facile e può essere utilizzato da qualsiasi luogo.