Come semplificare la pianificazione della sala conferenze in 3 passaggi

Come semplificare la pianificazione della sala conferenze in 3 passaggi

Come semplificare la pianificazione della sala conferenze in 3 passaggi, può sembrare difficile da raggiungere, ma il dipendente medio trascorre circa un’ora alla settimana, solo alla ricerca di stanze disponibili, spazi di lavoro e colleghi,.

La pianificazione della sala conferenze dovrebbe essere la parte più semplice della giornata e, con la tecnologia giusta, può esserlo.

Ecco come organizzare le tue sale conferenze e recuperare la produttività attraverso il Room booking software.

Perché la pianificazione della sala conferenze è importante

Perché la pianificazione della sala conferenze è importante

I dipendenti di oggi non sono sempre in ufficio, ma quando lo sono, è molto probabile che abbiano bisogno di collaborare con i colleghi di persona.

Vogliono sfruttare al meglio il loro tempo e programmare il maggior numero possibile di incontri faccia a faccia.

Spesso programmano riunioni e prenotano le sale conferenze in anticipo, ma non sempre.

Potrebbero rendersi conto che un collega con cui avevano intenzione di connettersi è finalmente in ufficio e possono esaminare i dettagli importanti del progetto in 20 minuti invece di andare avanti e indietro per settimane tramite e-mail.

Un altro dipendente potrebbe aver bisogno di prenotare rapidamente una sala riunioni per un cliente importante appena arrivato per una visita improvvisata.

Trovare il giusto tipo di sala conferenze che sia più favorevole al lavoro che devono svolgere quel giorno è fondamentale.

Un manager potrebbe aver bisogno solo di un incontro veloce e privato con un membro del team, mentre un team creativo potrebbe aver bisogno di ospitare una sessione di brainstorming con cinque o sei persone.

In un’azienda più piccola, può sembrare abbastanza facile avere stanze disponibili, ma man mano che cresci e aggiungi nuove sedi in tutto il mondo, la logistica della prenotazione delle sale conferenze può diventare più complicata.

Avere un processo di pianificazione della sala conferenze semplice e affidabile rende facile per tutti trovare rapidamente le sale di cui hanno bisogno.

I vantaggi del software di pianificazione della sala conferenze

I vantaggi del software di pianificazione della sala conferenze

Il software di pianificazione della sala conferenze consente ai dipendenti di prenotare le sale da qualsiasi luogo, sia che si trovino nel proprio ufficio a casa, che visitino un altro sito o che lavorino in remoto.

Il tuo software di pianificazione della sala conferenze ti consente anche di gestire più sedi contemporaneamente.

Puoi tenere molte conferenze contemporaneamente in diverse parti del tuo edificio o in tutta la città. Ci sono molti vantaggi del software di pianificazione della sala conferenze, tra cui:

  • Mobilità

I tuoi dipendenti raramente rimangono in un posto, motivo per cui le migliori soluzioni di prenotazione delle sale conferenze vanno ovunque vadano. Tutto ciò che devono fare è aprire un’app mobile per trovare una camera disponibile e prenotarla.

Informazioni che migliorano l’utilizzo della sala conferenze

Informazioni che migliorano l'utilizzo della sala conferenze

Il software di pianificazione della sala conferenze fornisce dati preziosi che aiutano a migliorare l’utilizzo dello spazio, riparare le risorse guaste o mancanti ed essere più intelligenti riguardo alla manutenzione.

Ad esempio, il tuo sistema di prenotazione della camera potrebbe mostrarti che una determinata camera viene utilizzata solo circa il 25% del tempo durante una giornata tipo.

Tuttavia, il tuo sistema rivela anche che la dimensione media della riunione è di sole quattro persone e quella stanza è progettata per 12.

Aggiungendo partizioni o pareti di lavoro per dividere la tua grande sala conferenze in due più piccole, puoi migliorare significativamente l’utilizzo.

  • Trasparenza

Uno dei maggiori problemi con l’affidarsi a strumenti di calendario come Microsoft Outlook per la prenotazione delle sale riunioni è che puoi avere doppie prenotazioni.

Il miglior software di pianificazione delle sale conferenze elimina le doppie prenotazioni mentre si integra con gli strumenti di calendario che stai già utilizzando.

Come semplificare la pianificazione della sala conferenze

Come semplificare la pianificazione della sala conferenze

Ecco i come semplificare la pianificazione della sala conferenze in 3 step.

  1. Trova la giusta mappa della sala riunioni
  2. Utilizza i display digitali per la pianificazione della sala e un’app mobile
  3. Utilizza i sensori per automatizzare la prenotazione e la cancellazione della sala conferenze

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